审计报告中常见格式问题分析
作者: 发布时间: 2022-06-15 浏览次数: 145

审计报告中常见格式问题分析


一般企业的公文格式是根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》及中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012«党政机关公文格式》的相关要求和标准为基础,进行部分修订后形成企业的公文格式标准。审计报告的格式也是严格遵循公文格式标准,但在报告撰写和审核过程中发现很多格式问题,归纳汇总如下:

一标 题01文件标题

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,一般行间距设置固定值33磅,标题排列应当使用梯形或菱形,文件标题下至正文需要空一行。

常见的错误形式:

1.句首缩进2个字符,导致文件标题没有居中;

2.标题排列未保持词意完整,标题排列未形成梯形或菱形;

关于开展****市分

公司经理**经济责任审计

应该改成:

关于开展****

分公司经理**经济责任审计

3.标题内容称呼重叠,如:同时存在“经理”和“同志”

关于开展****市分公司经理**同志经济责任审计

应该改成:

关于开展****市分公司经理**经济责任审计

4.关于对不能连用,只能用其一

关于对****市分公司经理**开展经济责任审计

ENTER TITLE02正文标题

文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“1)”标注;一般第一层用黑体字(不加粗)、第二层用楷体字(加粗)、第三层和第四层用仿宋体字(加粗)标注,标题单独一段结尾不加句号。

常见的错误形式:

1.标题层次序数格式错误

公文结构层次序数标注为

1、”“(一)、”“(1)、”“第一、”

应该改成:

1.”“(一)”“(1)”“第一,”

在“1”后应标齐线小圆点,而非顿号。序号如加括号,后面不加其他标点符号。用“第一”表示顺序时,应在其后用逗号,而非顿号。公文结构层次序数依次为:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

2.标题层次序数顺序错误

一、”“1.”“1)”“(一)”

应该改成:

一、”“(一)”“1.”“1)”

二正 文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

常见的错误形式:

一是缩进不规范,一般段落首行缩进2字符,左侧0,右侧0

二是行间距不规范,一般行间距固定值30磅,段前0行,段后0行。

三是对齐方式不统一,一般两端对齐,但在实际审核审计报告过程常见到各段不整齐、不美观,通过段落属性查看发现,对齐方式不一致。

三附 件

附件在正文下空一行,附件名称后不加标点符号,附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。

常见的错误形式:

一是附件与正文未空行;二是附件名称后加标点符号;三是对齐方式不正确。如:

附件:1.审计发现问题情况表

2.被审计单位意见

应该改成:

附件:

1.审计发现问题情况表

2.被审计单位意见



四发文单位署名和页码

单一单位行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文单位署名,在发文单位署名下一行编排成文日期,首字比发文单位署名首字右移二字,如成文日期长于发文单位署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文单位署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文单位署名依次向下编排。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。为了下一步用印时,印章能够印在单位署名上距正文一行之内,一般是正文空两行进行单位署名。

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放1条“一”字线,对于页码按照习惯和企业标准,一般有3种常见形式:居中;正页右、反页左;单页码居右空一字,双页码居左空一字(推荐标准)。

常见的错误形式:

一是采用左空格调整发文单位署名和成文日期造成无法对齐,外观也不美观;

二是成文日期在发文单位署名之前;

三是发文单位署名和成文日期与正文距离较大;

四是页码采用系统默认的小五号“Calibri”字体,且无“一”字线。如:“1”应该改成四号宋体“-1-”

五标点符号

五、标点符号

标点符号主要依据中华人民共和国国家标准GB/T 15834—2011《标点符号用法》的相关标准。

常见的错误形式:

1.多个书名号或引号并列时使用顿号分;

2.重复标点符号,如:

 “。。”“,,”“、、”“::”“;;”等;

3.括号(中、小)、书名号、引号不成对;

4.存在无用的“空格”;

5.不合逻辑的符号,如:

 “,。”“。,”“、、”“:。”等;

6.全角、半角检查,并替换成全角,如:“,”“;”,。注:数字中间的千分符是半角;

7.特此报告后,应有句号;

8.文号[2022]、(2022)应为六角括号〔2022〕;

9.分项列举的各项有一项或多项已包含句号时,各项的末尾不能再用分号;

10.如:涨幅达到20-30%,金额为100-150万元,是错误的。标示涨跌幅度时,写法应为“20%30%”或“20%―30%”;标示金额范围时,写法应为“100万元―150万元”。批注:前后两个数值的附加符号或计量单位相同时,在不造成歧义的情况下,前一个数值的附加符号或计量单位可省略,如果省略数值的附加符号或计量单位会造成歧义,则不应省略。


六数字格式

六、数字格式

标点符号主要依据中华人民共和国国家标准GB/T 15835—2011《出版物上数字用法》的相关标准。



常见的错误形式:

(一)数字格式后直接是标点符号,即判断无单位;

(二)数字格式为了方便准确读取一般使用千分符(注:四位以内的整数可以不用千分符分隔),很多报告中的数字未使用千分符分隔;

(三)数字单位及小数点位数不统一,常见的是万元、元混用,小数点后1位、2位、3位混用,既不精确也不美观;

(四)数字形式的选用不准确

1.当数值伴随有计量单位时、在使用数字进行编号的场合,为达到醒目、易于辨识的效果,应采用阿拉伯数字。

2. 数字连用表示的概数、含“几”的概数,应采用汉字数字,如:三四个月。

3.“零”和“〇”不分。阿拉伯数字“0”有“零”和“〇”两种汉字书写形式。一个数字用作计量时,其中“0”的汉字书写形式为“零”,用作编号时,“0”的汉字书写形式为“〇”。如:“3052(个)”的汉字数字形式为“三千零五十二”(不写为“三千〇五十二”)。

4.阿拉伯数字与汉字数字同时使用。如:4000可以写作“四千”,但不能写作“4千”。